7 Kiat untuk Melangsungkan Acara Langsung yang Sukses

Di era koneksi online ini, acara langsung terus menjadi bagian penting dari merek dan membangun bisnis. Hosting acara langsung memberi merek dan bisnis Anda kesempatan untuk menonjol dari pesaing Anda. Dengan cara ini Anda dapat memiliki pengaruh membangun merek yang lebih dalam dan lebih bermakna pada konsumen Anda yang lebih efektif daripada upaya pemasaran tidak langsung dan yang berpusat pada media.

Namun, dengan begitu banyak peristiwa inovatif yang terjadi di seluruh dunia, bisnis dan acara profesional perlu meningkatkan upaya mereka untuk memastikan acara yang mereka lakukan akan menarik bagi target audiens mereka dan menyampaikan sasaran target mereka.

Industri acara langsung booming, begitu banyak sehingga Biro Statistik Tenaga Kerja AS memprediksi bahwa industri acara akan tumbuh sebesar 44% dari 2010 hingga 2020, melebihi prediksi pertumbuhan sebagian besar untuk industri lain. Meski begitu, ada terus banyak yang dipertaruhkan saat mengatur acara langsung. Mereka sangat mahal untuk dikenakan dan memerlukan sejumlah besar perencanaan – bahkan jika mereka hanya berakhir pekan lalu.

Berikut adalah praktik terbaik yang telah dicoba dan diuji untuk menyelenggarakan acara langsung yang sukses.

Audio

Audio adalah komponen nomor satu ketika datang ke pementasan acara langsung yang sukses. Tidak peduli apa ukuran, atau jenis acara, perusahaan acara top tahu bahwa Anda harus selalu berusaha untuk audio yang hebat; jika tidak, Anda akan kehilangan minat dan perhatian audiens Anda.

Lebih sering daripada tidak, mikrofon akan menjadi bagian dari pengaturan, jadi rencanakan untuk menguji masing-masing dan semuanya cukup awal sehingga insinyur audio Anda punya waktu untuk menangani masalah yang mungkin timbul, dengan memperhatikan interferensi frekuensi nirkabel.

Selain itu, biasakan menggunakan baterai segar untuk mikrofon nirkabel untuk setiap acara tunggal. Jika Anda menggunakan umpan audio webcast, pastikan itu bersih dan terdengar.

Jika acara Anda akan menyertakan penyaji jarak jauh, jadwalkan putaran uji dengan masing-masing presenter, karena sebagian besar tidak akan menggunakan penyetelan berteknologi tinggi dan, sebaliknya akan menggunakan mikrofon headset dasar atau bahkan sambungan telepon.

Video

Dalam beberapa tahun terakhir, video langsung telah membuktikan diri sebagai bentuk pemasaran yang dominan, dan ketika digunakan dengan benar di acara, meningkatkan keterlibatan pemirsa. Video langsung di acara menawarkan kepada merek dan bisnis kesempatan untuk menggunakan alat yang menarik ini, membawa Anda dan pelanggan bersama-sama.

Sama seperti dalam video TED Talk, rencanakan untuk memiliki beberapa sudut pandang kamera untuk menciptakan pengalaman sinematik. Menangkap momen-momen mentah dan perspektif yang berbeda membantu semua orang merasa lebih dekat dengan tindakan.

Kekuatan video ditingkatkan oleh fakta bahwa Anda dapat mengalirkan acara Anda ke penonton di seluruh dunia, memperbesar pemirsa langsung dan memajukan hasil acara yang Anda pamerkan. Memfilmkan semua speaker, panel, atau pemain dapat diubah menjadi konten (seperti webinar) untuk mempromosikan acara Anda berikutnya.

Visual

Selain kekuatan audio, visual menambah komponen tambahan untuk cerita yang Anda ceritakan. Tingkat dan kerumitan visual akan bervariasi berdasarkan pada estetika merek Anda dan sifat acara; Namun, dalam semua kasus, beberapa bentuk visual harus digunakan.

Latar belakang gerak adalah cara yang fantastis untuk menambahkan dimensi ekstra, karena gerakan halus ini meningkatkan semua hal lain yang terjadi di panggung. Untuk pengalaman visual yang lebih ekstrim, penyewaan lampu LED adalah pilihan yang tepat.

Ide lainnya adalah memasukkan logo merek atau bisnis Anda ke tampilan acara. Secara keseluruhan, Anda ingin ruang yang ditinggali acara Anda berubah menjadi lingkungan yang imersif.

Biaya proses

Ketika menjual tiket untuk acara Anda, Anda mungkin menemukan biaya tiket atau pemrosesan kartu kredit. Tergantung pada perusahaan, ini dapat bervariasi dari 2,5-3,5% dan mungkin memiliki biaya per tiket tambahan.

Pastikan Anda membangun biaya tambahan ini ke dalam harga, alih-alih menambahkannya di bagian akhir. Secara psikologis, pelanggan lebih suka melihat harga tiket yang sedikit lebih tinggi daripada biaya tambahan yang ditambahkan di bagian akhir.

Lokasi

Memilih lokasi dan tempat untuk acara Anda adalah pertanyaan yang mungkin memerlukan banyak brainstorming. Pertama, pertimbangkan ceruk acara Anda di bawah dan apa (jika ada) karakteristik tempat Anda harus memiliki ceruk itu.

Setelah Anda memilih tempat, jangan hanya fokus pada hal-hal positif, tetapi pertimbangkan juga keterbatasannya. Tanyakan tentang kemampuan daya, jika hal-hal tertentu akan memicu alarm asap, kapasitas berat langit-langit, dll. – membahas semua hal kecil yang berpotensi menjadi masalah besar.

Pada hari-hari dan minggu menjelang acara, pastikan anggota tim inti tahu jalan mereka di sekitar tempat tersebut. Ketika semua orang berlarian mencoba untuk mendapatkan semuanya di tempat, mengetahui rute tercepat dari A ke B akan terasa seperti berkah.

Di mana pun Anda memutuskan untuk meng-host acara Anda, pastikan bahwa ada banyak stasiun pengisian daya. Anda ingin semua orang menge-tweet acara #hashtag sepanjang hari!

Teknisi

Ketika berurusan dengan pemasok produk dan jasa, ujung yang paling penting adalah menyewa sikap yang benar. Anda ingin memastikan bahwa orang-orang yang akan bekerja sama dengan Anda adalah creme de la creme industri.

Mengorganisir dan menyelenggarakan acara-acara ini dapat menjadi sedikit berantakan dan sangat menegangkan, yang hanya dapat diperburuk jika orang-orang yang bertanggung jawab atas audio Anda, pencahayaan, panggung dan tali-temali belum mendengarkan dan tidak dapat mengingat apa yang harus dilakukan. Sikap yang baik, energetik, dan termotivasi berjalan jauh.

Jangan lupa untuk memastikan Anda memberi imbalan kepada kru Anda dengan makanan enak! Sungguh menakjubkan betapa orang yang lebih termotivasi bisa mendapatkan imbalan kerja keras adalah camilan atau makanan lezat.

Umpan balik

Setelah siaran langsung Anda selesai, pastikan untuk meminta peserta untuk memberi Anda umpan balik pasca-konferensi. Ini adalah kunci untuk memastikan bahwa acara berikutnya berjalan lebih lancar dan lebih mengesankan daripada yang terakhir. Jika Anda tidak bertanya, maka Anda mungkin tidak pernah tahu bahwa kursi itu tidak nyaman, terlalu banyak panel yang tumpang tindih, atau mesin kopi tidak pernah penuh.

Kiat Pro: Karena Anda mungkin perlu tidur selama tiga hari setelah acara selesai, siapkan email dan survei pasca-acara Anda sebelum acara dimulai. Pastikan semua tautan berfungsi dan tinggalkan ruang untuk gambar yang dapat Anda tambahkan dari acara sebelum Anda menekan kirim.

Dengan mengadakan acara langsung yang sukses dan menarik, calon pelanggan dapat mulai mengembangkan hubungan dengan Anda, meningkatkan kemungkinan mereka membeli dari Anda di masa depan.